Sprawnie wdrożony system obiegu dokumentów elektronicznych w przedsiębiorstwie Baier GmbH

Zapewne problem każdemu jest znany: w momencie, kiedy więcej niż jedna osoba upoważniona jest do składania zamówień, trzeba w zespole sprawdzić, kto może odblokować rachunki. W takim przypadku musi zostać wdrożony proces, który przed opłaceniem sprawdzi rachunki.

Wersja do wyrduku Rechnungsfreigabe

Zadania

Często, również w firmie Baier GmbH, znajdująca się w Renchen-Ulm, w obieg zostaje przekazana oryginalna faktura. Powiązane z tym problemy są oczywiste:

  • Dokument oryginalny musi przejść przez wiele rąk. Zanim znajdzie się on u właściwego pracownika, zdarza się, że opracowywało go już wiele osób, tracąc przy tym cenny czas.
  • Powstaje ryzyko, że jakiś dokument nie zostanie opracowany lub zostanie zagubiony. Przykładowo dokument może zostać przeoczony w momencie, gdy dany pracownik jest w drodze, na chorobowym lub na urlopie. W takich sytuacjach mogą z tego wyniknąć różne skutki, opłata za opóźnienie, utrata możliwości skorzystania skonta lub utrata dobrego mienia.
  • Przez księgowość musi zostać każdy rachunek skrupulatnie odnotowany, aby w razie potrzeby móc go odnaleźć i przyporządkować. Trudne i z dużym nakładem pracy są związane możliwości powiązane z automatyzmem.

Krótko: elektroniczny obieg dokumentów jest w tym przypadku nieefektywny. Firma Baier korzystała już skutecznie z moduł MMC Zarządzanie, jednak do tego momentu nie był jeszcze stworzony elektroniczny system obiegu dokumentów, w związku z czym rozwiązanie zostało wspólnie opracowane.

Rozwiązanie

Moduł MMC Zarządzanie oferuje praktycznie już wszystkie możliwości powiązanie z tym zadaniem. Zamówienia zostają centralnie zarejestrowane a rachunki oryginalne zeskanowane. Teraz został ten moduł poszerzony o elektroniczny obieg dokumentów.

Jeśli faktura zostanie zaksięgowana, to zostaje ona odpowiednio ukazana pracownikowi w wersji elektronicznej.   Z zachowanym system sygnalizacyjnym w MMC, widzi pracownik od razu, że musi odblokować fakturę. Czas oczekiwania zostaje zredukowany do minimum.

Jeśli pracownik nie jest w stanie faktury sam zatwierdzić, może ją przekierować dalej. Za pomocą miejsca na komentarz mogą zostać wprowadzone uwagi do dokumentów elektronicznych, które zostają uwzględnione przez księgowość. Zyskują Państwo dzięki temu potężne narzędzie komunikacji wewnątrz firmy.

Opcjonalnie przez zastosowanie zasady czterech oczu można zaznaczyć, że fakturę musi dodatkowo potwierdzić więcej niż jedna osoba, przykładowo szef lub przełożony.

Księgowość dysponuje specjalnym widokiem, w którym jest widoczne, które faktury nie zostały jeszcze zatwierdzone. Pracownicy zajmujący się księgowością w taki sposób dokładnie widzą, gdzie aktualnie znajduje się faktura i kto musi ją zatwierdzić, w ten sposób potrafią dopilnować dalszych kroków czy płatności. Dzięki temu zyskują Państwo na przejrzystości.

Zyskajcie również Wy

Obieg dokumentów jest trwałym elementem modułu  MMC Zarządzanie w związku z czym, jest udostępnione każdemu, kto korzysta z tego modułu. Dzięki różnorodnym opcją i możliwością konfiguracyjnym można elektroniczny obieg dokumentów dopasować do najmniejszego szczegółu oraz nim zarządzać.

Dzięki temu zyskujecie dopasowane narzędzie do efektywnego zarządzania faktur przychodzących. Utracone skonta oraz nieopłacone faktury należą do przeszłości. Daje to oszczędność czasu i kosztów.

Profitieren auch Sie

Die Rechnungsfreigabe ist fester Bestandteil des Moduls MMC Beschaffung und steht somit jedem Kunden, der dieses Modul einsetzt, zur Verfügung. Über diverse Optionen und Einrichtungsmöglichkeiten, kann die Rechnungsfreigabe bis in’s kleinste Detail angepasst und gesteuert werden.

So gewinnen Sie ein für Sie passendes Werkzeug zur effektiven Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen. Verlorene Skonti oder liegen gebliebene Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Das spart Zeit und bares Geld.