MMC Beschaffung

Zeitsparend und unkompliziert

Unser Modul MMC Beschaffung funktioniert grundlegend anders als Sie dies von herkömmlichen Warenwirtschafts- oder ERP-Programmen kennen. Das eröffnet Ihnen einen nie geahnten Überblick in der Beschaffung, spart Zeit und ist unkompliziert.

Einfaches Digitalisieren: Automatische Ablage von Dokumenten

Durch die eindeutige Bestellnummer können jegliche Dokumente wie die Bestellung, die Auftragsbestätigung oder das Angebot vom Lieferanten, Lieferscheine, Rechnungen und so weiter problemlos zugeordnet werden. Dadurch habe Sie immer blitzschnellen Zugriff auf diese Dokumente.

Bereits digitale Dokumente, wie E-Mails und Office-Dateien werden einfach direkt in MMC abgespeichert. Für Papierdokumente druckt MMC Ihnen jeweils zur richtigen Zeit den richtigen Barcode aus oder liefert diesen auf Endlosrollen. Mit diesem werden die Dokumente im Stapel eingescannt und automatisch abgelegt. Sie gewinnen die Sicherheit, dass alle Dokumente am richtigen Platz landen und müssen sich um die Ablage keine Sorgen mehr machen.

Unser Modul MMC Beschaffung funktioniert grundlegend anders als Sie dies von herkömmlichen Warenwirtschafts- oder ERP-Programmen kennen. Das eröffnet Ihnen einen nie geahnten Überblick in der Beschaffung, spart Zeit und ist unkompliziert.

Einfaches Digitalisieren: Automatische Ablage von Dokumenten

Durch die eindeutige Bestellnummer können jegliche Dokumente wie die Bestellung, die Auftragsbestätigung oder das Angebot vom Lieferanten, Lieferscheine, Rechnungen und so weiter problemlos zugeordnet werden. Dadurch habe Sie immer blitzschnellen Zugriff auf diese Dokumente.

Bereits digitale Dokumente, wie E-Mails und Office-Dateien werden einfach direkt in MMC abgespeichert. Für Papierdokumente druckt MMC Ihnen jeweils zur richtigen Zeit den richtigen Barcode aus oder liefert diesen auf Endlosrollen. Mit diesem werden die Dokumente im Stapel eingescannt und automatisch abgelegt. Sie gewinnen die Sicherheit, dass alle Dokumente am richtigen Platz landen und müssen sich um die Ablage keine Sorgen mehr machen.

Bestellung schnell und einfach registrieren

Das Registrieren eines Bestellvorgangs erfolgt nur mit den rudimentärsten Daten. Das spart Ihnen Zeit und geht einfach von der Hand. Wem sogar das zu lange dauert, nutzt die Schnellbestellung, die einem sofort eine eindeutige Bestellnummer generiert. Das erledigen Sie, wenn’s drauf ankommt, innerhalb von Sekunden.

Jede Bestellung wird registriert: Einfach und schnell

Bestellungen werden in MMC Beschaffung zunächst nur registriert. Das ist der wichtigste und auch einzig notwendige, konsequent einzuhaltende Arbeitsschritt. Mit den generierten Bestellnummern werden diese eindeutig und können nachverfolgt werden.

Neue Bestellungen können sehr schnell erfasst werden. Es werden nämlich nur die vier wichtigsten Daten angegeben: Auftrags- und Lieferantenzuordnung, Wunschtermin und eine frei wählbare Beschreibung. Das geht einfach und schnell und kann vor oder parallel zum eigentlichen Bestellvorgang geschehen.

Schnellbestellung für ganz Eilige

Mit der Funktion Schnellbestellung erhalten Sie sofort und mit einem Klick eine Bestellnummer. Die Daten werden später gepflegt. So erfassen Sie, auch wenn es hektisch wird oder mit weniger erfahrenen Mitarbeitern, wirklich jede Bestellung. Das gibt Ihnen die Sicherheit, dass auch jede Bestellung erfasst wird.

Um ihre Bestellungen wieder zu finden und zu unterteilen, können Sie dieser optional eine Kategorie mitgeben. Die Auswahl an Kategorien legen Sie natürlich selbst fest. Dadurch können Sie sehr fein filtern und sparen viel Zeit bei der Suche.

Auf Wunsch können Bestellungen und Kosten einer Kostenstelle zugeordnet werden. So erhalten Sie schnell und einfach Kontrolle über Ihre Materialkosten und verlässliche Daten zur Vor- und Nachkalkulation.

Behalten Sie den Überblick

MMC erfüllt Ihren Wunsch nach Übersicht. In einer Liste sehen, filtern und suchen Sie übersichtlich und gezielt nach all Ihren Bestellungen. Sie sehen dort auf einen Blick den Status aller Bestellungen. Bei entsprechender Berechtigung, auch die Bestellungen Ihrer Kollegen. Das macht die Arbeit im Team einfach.

Bleiben Sie per E-Mail über Wareneingänge informiert

Eine der beliebtesten Funktionen von MMC Beschaffung ist die „Email bei Lieferung“. Auf Wunsch erhalten Sie sofort eine Mail, sobald der Lieferschein eingebucht wurde. Wichtige Lieferung können sofort weiterbearbeitet werden. Sie sind so stets informiert über den laufen Wareneingang.

Warnungen mit Ampelsystem sofort sichtbar

Durch ein direkt auf dem Startbildschirm sichtbares Ampelsystem, erkennen Sie auf einen Blick wo Ihre Bestellungen stehen. Sowohl bei rückständiger Ware, als auch bei fehlender AB, werden Sie gewarnt. So läuft Ihnen kein Termin aus dem Ruder. Das Fehlen der Ware oder AB kann dann mit nur einem Klick angemahnt werden. Damit ist sichergestellt, dass Ihre Bestellungen auch wirklich laufen.

Überblick je Lieferant

Je Lieferant sehen Sie, welche aktiven und abgeschlossenen Bestellungen dort laufen. Das bietet Ihnen einen sofortigen Überblick über die einzelnen Lieferanten. Auch in der Zukunft können Sie genau nachvollziehen was gelaufen ist. Über die komfortable Recherche in den Bestellungen der Vergangenheit können Sie auch nach Jahren noch Artikel und Preise wiederfinden und ganze Bestellungen nachvollziehen.

Lassen Sie sich nicht vorschreiben, wie Sie bestellen

Sie und Ihre Kollegen bestellen weiterhin wie gewohnt: Telefonisch, per Webshop, handschriftlich, aus einer Warenwirtschaft heraus, per E-Mail oder Fax, vor Ort in einem Ladengeschäft und so weiter. Egal wie: Jede Bestellung wird registriert und erhält vom System eine eindeutige Bestellnummer.

Bestellungen direkt in MMC erstellen

Wenn Sie es wünschen, erfassen Sie direkt in MMC Positionen zu einer Bestellung. Es werden keine externen Programme zur Erfassung der Bestellung benötigt. Das ermöglicht auch später den Zugriff auf die erfassten Daten und deren Verarbeitung im System.

Wiederkehrende Artikel legen Sie direkt in MMC an. Mit dem Modul MMC Lager haben Sie auch auf all Ihre Lagerartikel Zugriff für die Bestellung. Sie bestellen diese so schnell und einfach mit wenigen Klicks. Das spart Zeit bei der Erfassung von Bestellungen.

Sammelbestellungen schnell und einfach zusammengefasst

Mit in MMC möglichen Sammelbestellungen können mehrere Kleinbestellungen für einen Lieferanten zusammengefasst werden. Das macht insbesondere dann Sinn, wenn Sie für Systemlieferanten, Norm- und Standardteile einen Lieferanten haben, bei dem permanent viele Mitarbeiter bestellen. Sie vermeiden so unnötigen Abstimmungsaufwand, sparen jede Menge Versandkosten ein und erreichen in der Regel immer die erforderlichen Mindestbestellmengen.

Abweichende Lieferanschriften: Mit MMC Beschaffung kein Problem

Ohne großen Aufwand können Sie eine abweichende Lieferanschrift eingeben. Beispielsweise wenn die Ware auf die Baustelle oder direkt zum Kunden soll.

Einfacher Versand und digitale Übertragung mit Schnittstellen

Durch die Unterstützung diverser Kommunikationslösungen, beispielsweise Tobit David für E-Mail und Fax versenden Sie Ihre Dokumente direkt aus der Software, ohne Email-Adresse oder Fax-Nummer nochmal abtippen zu müssen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Durch unsere openTRANS Schnittstelle können Sie Bestellungen und die daraus resultierenden Daten direkt in die EDV-Systeme Ihrer Lieferanten einspielen. Diese einfache und direkte Verarbeitung macht Sie fit für die Zukunft.

Bestellungen direkt in MMC erstellen

Wenn Sie es wünschen, erfassen Sie direkt in MMC Positionen zu einer Bestellung. Es werden keine externen Programme zur Erfassung der Bestellung benötigt. Das ermöglicht auch später den Zugriff auf die erfassten Daten und deren Verarbeitung im System.

Wiederkehrende Artikel legen Sie direkt in MMC an. Mit dem Modul MMC Lager haben Sie auch auf all Ihre Lagerartikel Zugriff für die Bestellung. Sie bestellen diese so schnell und einfach mit wenigen Klicks. Das spart Zeit bei der Erfassung von Bestellungen.

Sammelbestellungen schnell und einfach zusammengefasst

Mit in MMC möglichen Sammelbestellungen können mehrere Kleinbestellungen für einen Lieferanten zusammengefasst werden. Das macht insbesondere dann Sinn, wenn Sie für Systemlieferanten, Norm- und Standardteile einen Lieferanten haben, bei dem permanent viele Mitarbeiter bestellen. Sie vermeiden so unnötigen Abstimmungsaufwand, sparen jede Menge Versandkosten ein und erreichen in der Regel immer die erforderlichen Mindestbestellmengen.

Abweichende Lieferanschriften: Mit MMC Beschaffung kein Problem

Ohne großen Aufwand können Sie eine abweichende Lieferanschrift eingeben. Beispielsweise wenn die Ware auf die Baustelle oder direkt zum Kunden soll.

Einfacher Versand und digitale Übertragung mit Schnittstellen

Durch die Unterstützung diverser Kommunikationslösungen, beispielsweise Tobit David für E-Mail und Fax versenden Sie Ihre Dokumente direkt aus der Software, ohne Email-Adresse oder Fax-Nummer nochmal abtippen zu müssen. Das spart Zeit und vermeidet Fehler.

Durch unsere openTRANS Schnittstelle können Sie Bestellungen und die daraus resultierenden Daten direkt in die EDV-Systeme Ihrer Lieferanten einspielen. Diese einfache und direkte Verarbeitung macht Sie fit für die Zukunft.

Integration in's Forum Historia

Wie jedes unserer Module ist auch MMC-Beschaffung voll in das Forum Historia integriert. Sie legen damit jegliche zur Bestellung gehörenden Infos wie Gesprächsnotizen, Dokumente, Emails, etc. nachvollziehbar und wiederauffindbar ab. Das gibt Ihnen die Möglichkeit auch nachher blitzschnell informiert zu sein.

Termine überwachen, Dokumente automatisiert ablegen und nutzen

Dadurch, dass die Bestellung dem System bekannt ist, kann diese nachverfolgt werden. Alle nun auftauchenden Dokumente können automatisch dazu abgelegt, verwaltet und genutzt werden. Das bringt Ihnen den Überblick, den Sie sich wünschen.

Zusammenarbeiten im Team

In MMC Beschaffung gibt es die Möglichkeit auch für andere Mitarbeiter eine Bestellung anzulegen. Natürlich nur bei entsprechender Berechtigung. So können Sie leicht Vertretungen regeln oder Bestellungen von Mitarbeitern ohne direkten Zugang zu MMC übersichtlich verwalten.

Optionales 4-Augen-Prinzip für noch mehr Sicherheit

Mit dem optionalen 4-Augen-Prinzip vermeiden Sie unnötige Bestellungen. Jede Bestellung wird dabei auf Wunsch von einem zweiten, autorisierten Mitarbeiter geprüft und freigegeben. Das gibt Sicherheit und spart unnötige Kosten durch falsche Bestellungen ein.
Die Liste aller Bestellungen, insbesondere der noch offenen, jedoch fälligen Bestellungen können Sie sich bei entsprechender Berechtigung auch unternehmensweit anzeigen lassen. So behalten Sie auch als Vorgesetzter jegliche Termine im Überblick

Wareneingang und Rechnungsfreigabe leicht gemacht

Der Wareneingang wird in MMC mit dem Lieferschein gebucht. Sobald das Dokument mit einem Barcode von der Endlosrolle in MMC zugeordnet wird, gilt die Ware als geliefert. Dank der Stapelverarbeitung geht das richtig zügig. Da die eindeutige Bestellnummer die Zuordnung einfach macht, muss das Buchen des Wareneingangs nicht durch den Besteller erfolgen und kann beispielsweise in die Buchhaltung ausgelagert werden. Das entlastet Ihre sowieso schon knappe Arbeitszeit der Sachbearbeiter.

Durch Buchen des Wareneingangs ist einer Bestellung in MMC bekannt, ob die Ware da ist oder nicht. Das geht so schnell und einfach, dass es auch gemacht wird. Sie erhalten einen nie dagewesenen Überblick über den Wareneingang und den Status von Bestellungen.

Rechnungsfreigabe mit MMC Beschaffung

Das Modul MMC Beschaffung enthält eine digitale Rechnungsfreigabefunktion. Eingebuchte Rechnungen werden beim Verantwortlichen zur Freigabe angezeigt, dort geprüft und zur Bezahlung freigegeben. Durch dieses 4-Augen-Prinzip gewinnen Sie Sicherheit und sparen Zeit.

Auch Teillieferungen problemlos einbuchen

Sie können auch Teillieferungen ganz einfach einbuchen. Diese werden dann im Ampelsystem durch eine gelbe Ampel dargestellt. Dadurch werden auch Teillieferungen sofort und übersichtlich erkannt.

Nie wieder Originalbelege aus der Hand geben

Wo Sie früher ggf. die Originalbelege im Haus verteilen mussten, arbeiten Sie jetzt mit digitalen Dokumenten. Dadurch geht Ihnen kein Beleg mehr im Haus verloren und Sie sparen viel Verwaltungsaufwand ein.

Berechtigte Mitarbeiter der Buchhaltung haben eine spezielle Ansicht. Dort bekommen Sie einen zentralen Überblick über alle Rechnungen mit deren Freigabestatus. So können auch Skontotermine überwacht und eingehalten werden. Eine Rechnung liegt nicht mehr unbearbeitet auf einem Schreibtisch und wird vergessen, denn Sie sehen diese in der übersichtlichen Darstellungen nach wie vor.