Die Aufgabenstellung

Oft, so auch bei der Firma Baier GmbH, in Renchen-Ulm wird hierzu die Originalrechnung weitergegeben. Die Probleme dabei liegen klar auf der Hand:

• Das Originaldokument muss durch viele Hände gehen. Bis es beim richtigen Mitarbeiter landet, haben sich schon viele Mitarbeiter damit beschäftigt und verlieren dadurch wertvolle Zeit.
• Es besteht die Gefahr, dass ein Dokument verloren geht oder nicht bearbeitet wird. Ist beispielsweise ein Mitarbeiter unterwegs, krank oder im Urlaub, so bleibt die Rechnung unbeachtet liegen. Eventuell verfallen Skontierungen oder es drohen Mahngebühren und der Verlust des guten Rufs.
• Die Buchhaltung muss sich jede Rechnung penibelst genau notieren, um diese nachverfolgen zu können. Mögliche Automatismen sind nur sehr schwierig und mit viel bürokratischem Aufwand zu realisieren.

Kurzum: Eine Rechnungsfreigabe ist auf diesem Wege sehr ineffektiv.

Da die Firma Baier das Modul MMC Beschaffung bereits erfolgreich nutzte, es jedoch bis zu diesem Zeitpunkt keine Rechnungsfreigabe gab, wurde gemeinsam eine Lösung erarbeitet.

Die Lösung

Das Modul MMC Beschaffung bietet eigentlich schon fast alles, was es zur Lösung dieser Aufgabe bedarf. Bestellungen werden bereits zentral erfasst und die Originalrechnung eingescannt. Dieses Modul wurde nun um die Rechnungsfreigabe erweitert.

Wird eine Eingangsrechnung eingebucht, so wird diese dem betreffenden Mitarbeiter digital zur Freigabe vorgelegt. Mit dem bewährten Ampel-System in MMC, sieht der Mitarbeiter sofort, dass er eine Rechnung freizugeben hat. Wartezeiten werden dadurch auf ein Miniumum reduziert.

Ist der Mitarbeiter nicht in der Lage die Rechnung selbst freizugeben, kann er diese auch an einen anderen Mitarbeiter “verschieben”. Mittels eines Kommentarfeldes können auch Anmerkungen zur Rechnungsfreigabe erstellt werden, die wiederum bei der Buchhaltung beachtet werden. Sie gewinnen dadurch ein mächtiges Kommunikationsmittel

Über ein optional nutzbares Vier-Augen-Prinzip kann auch eingestellt werden, dass eine Rechnung von mehr als einem Mitarbeiter, beispielsweise einem Vorgesetzten oder dem Chef selbst zusätzlich freizugeben sind.

Die Buchhaltung verfügt über eine spezielle Ansicht, in der eine klare Übersicht über die noch freizugebenden Rechnungen möglich ist. Die zuständigen Mitarbeiter in der Buchhaltung sehen so genau, wem welche Rechnung zur Freigabe vorliegt und welche Rechnungen bereits freigegeben wurden, um ggf. die Zahlung oder weitere Schritte zu veranlassen. Dadurch gewinnen alle über eine nie dagewesene Transparenz.

Profitieren auch Sie

Die Rechnungsfreigabe ist fester Bestandteil des Moduls MMC Beschaffung und steht somit jedem Kunden, der dieses Modul einsetzt, zur Verfügung. Über diverse Optionen und Einrichtungsmöglichkeiten, kann die Rechnungsfreigabe bis in’s kleinste Detail angepasst und gesteuert werden.

So gewinnen Sie ein für Sie passendes Werkzeug zur effektiven Verwaltung Ihrer Eingangsrechnungen. Verlorene Skonti oder liegen gebliebene Rechnungen gehören der Vergangenheit an. Das spart Zeit und bares Geld.