Interview mit Herrn Prätzas | Firma Willi Maier

Die Firma Maier Fensterbau ist seit dem Jahre 1959 in der Region bekannt. Zu Beginn eine kleinere Glaserei, bis heute ein renommierter Hersteller im Bereich, Türen, Fenster sowie Wintergarten. Ziel der Firma ist insbesondere ungewöhnliche Dienstleistungen mit ganz besonderen Lösungen für die Kunden.

Der Betrieb digitalisierte sich weitgehend mit einem herkömmlichen Dokumentenmanagementsystem, löst dieses Programm jedoch mit der Software MMC der Zink GmbH ab, da es nicht alle Herausforderungen lösen konnte.

Wir sprachen mit dem Geschäftsführer Herrn Ralf Prätzas persönlich über seine Beweggründe und das heutige Arbeiten mit MMC.

Wer sind Sie und welche Aufgaben müssen Sie täglich bewältigen?

Herr Prätzas: Ich bin seit circa 30 Jahren selbstständig und habe den Betrieb Maier in Villingen-Schwenningen übernommen. Mir persönlich ist der kaufmännische sowie der technische Bereich sehr wichtig. Wir haben ja nicht nur eine reine Fensterproduktion, sondern sind vor allem auch Problemlöser. Wir haben deshalb eine Vielzahl von Lieferanten und auch ein relativ großes Aufkommen von Kleinrechnungen etc.. Das Handwerk hat auch oft folgendes Problem, dass man sich in der heutigen Zeit nicht leisten kann, einen Lageristen zu beauftragen, der nur die Warenein- und -ausgänge bucht. Ich musste immer, vor allem in der Werkstatt, die Augen offenhalten und kontrollieren – ist alles da oder nicht? Fehlt ein Teil der Bestellung und wann kommt sie? Und solche Dinge eben.

Wo liegen Ihrer Meinung nach Gefahren, wenn sich die Handwerksbetriebe der Digitalisierung verschließen?

Herr Prätzas: Ich bin wirklich der Meinung, die Digitalisierung ist ein ganz elementarer Bestandteil im Handwerk, um einfach auch eine Transparenz im Auftragswesen sowie im Nachbearbeiten, auch in zwei oder drei Jahren Jahren zu schaffen. Ich kann so meine Aufträge schnell finden. Der Kunde ruft an und ich habe in kurzer Zeit alle wichtigen Informationen zur Hand. Da muss ich niemanden beauftragen, ins Archiv zu laufen und dort mühsam zu suchen. Man hat alle nötigen innerbetrieblichen Informationen sauber zur Hand und es ist auch nicht nur für mich als Chef zugänglich, sondern eben auch für die Mitarbeiter im Betrieb.

Den Betriebsablauf ohne Digitalisierung könnte ich mir heute definitiv nicht mehr vorstellen. Und ich denke, wer sich hier verschließt, der sollte sich wirklich nochmal seine Zukunft vorstellen, wo genau seine betriebliche Reise hingehen soll.

Ich denke nicht, dass jemand ohne Digitalisierung auf dem richten Weg ist.

Wo sehen Sie Chancen, wenn ein Betrieb offen für digitale Lösungen ist?

Herr Prätzas: Vor allem Kosteneinsparung, auch dadurch Freiräume für sich selbst zu schaffen. Es gibt einfach im Betrieb so „undankbare“ Aufgaben bzw. Arbeiten, sie ein Chef oder leitender Angestellter macht, und diese Aufgaben kann man sehr gut durch die Digitalisierung minimieren. Die eher widerwilligen Arbeiten werden damit gut gelöst und man hat dadurch ja auch wieder Zeit, andere betriebliche Sachen zu erledigen oder vielleicht auch seine Freizeit dadurch anders gestalten zu können.

Wie haben Sie die Digitalisierung für sich genutzt?

Herr Prätzas: Mein Problem zum damaligen Zeitpunkt war folgendes: Ich suchte immer irgendwelche Lieferscheine, Rechnungen und weitere Dokumente, hatte da auch immer doppelte Ordner, um alles schnell zu finden. Gerade im Bereich der Nachkalkulation sowie Rechnungserstellung war das wichtig für mich. Hier war ein großes Problem, dass dies immer jemand für mich vorbereiten musste oder ich selbst lange mit der Suche beschäftigt war. So kamen wir dann zu dem Entschluss, alles in elektronische Ablagen einzupflegen. Also habe ich mich 2011 auf Empfehlung für ein herkömmlichen Dokumentenmanagementsystem entschieden, begonnen haben wir mit einer etwas einfacheren Version, um alle betrieblichen Daten sichtbar zu haben. Da das hat mit der Zeit nicht mehr gereicht hat, haben wir uns dann entschlossen, eine größere Version dieses DMS zu erwerben. Mir war ehrlich gesagt auch nicht bewusst, dass es noch etwas anderes auf dem Markt gab – bis dann Herr Zink eines Tages zu mir ins Geschäft kam und mir sein Produkt vorgestellt hat. Und dann habe ich gesagt: „Lieber Stefan Zink, wieso kommst Du zwei Monate zu spät?“. Wäre er früher zu mir gekommen, dann wäre ich sicherlich gleich auf MMC umgestiegen.

Wieso haben Sie sich dazu entschieden, dieses DMS durch MMC abzulösen?

Herr Prätzas: Ich habe für mich einfach gemerkt, dass ein herkömmliches Dokumentenmanagementsystem ein Produkt ist, mit dem ich lediglich meine Akten elektronisch ablege und verwalte. Ein wichtiger Faktor war auch ganz klar die Betreuung, die ich nach dem Kauf kaum mehr erhalten habe, also war ich dann natürlich sehr auf mich allein gestellt. Nun musste ich mich während des normalen Tagesgeschäfts um Dinge kümmern, für die ich weder Zeit, noch von denen ich wirklich Ahnung hatte. Ich bin Nutzer eines EDV-Programms, aber kein Programmierer. Ich hatte dann zwar eine elektronische Ablage, wie eben ein gewöhnlicher Leitz-Ordner, jedoch war die Handhabung für uns sehr aufwendig. Es gab keinen automatischen Prozess, weshalb das Einscannen und Einpflegen wirklich mühsam war. Durch einen Bekannten, der Programmierer war und sich damit auskannte, hatte ich wieder eine gewisse Betreuung und es ging dann eben so weiter.

Wie gesagt, Herr Zink kam und präsentierte das MMC, nachdem ich den Vertrag für die größere Version bereits unterschrieben hatte. Dazu muss man dann eben stehen und da ich diese Lösung ja schon kannte, nutzte ich es eben weiter. Seither habe ich jedoch Zink nie aus den Augen gelassen und hatte es immer wieder auf dem Schirm, da es mir wirklich gefallen hat. Nachdem mein Bekannter jedoch die Betreuung nicht mehr machen konnte, war wieder der alte Zustand da: keine Betreuung, keine Pflege und somit keine Weiterentwicklung. Dann lief das so noch circa ein halbes Jahr, bis wir uns dann schlussendlich für das MMC entschieden haben. Dann habe ich mir das Programm auch nochmal zeigen lassen, habe Herrn Zink mein Problem und meine Bedürfnisse nochmals genau geschildert und ja, so sind wir dann auch zusammengekommen. Und heute sehe ich klar, wie MMC die täglichen Aufgaben in kürzester Zeit bewältigt, wofür wir im dem vorherigen Dokumentenmanagementsystem weitaus länger gebraucht haben.

Was sehen Sie persönlich als Vorteil dieser Umstrukturierung/ Veränderung?

Herr Prätzas: Für mich war klar, der Betrieb muss auf ordentliche Füße kommen, ich brauche eine klare Transparenz im Geschäft!

Durch dieses Ampelsystem des MMCs habe ich einfach den Überblick, dass meine Ware da ist, wenn der Lieferschein in’s Haus kommt. Zu Beginn konnte ich mir das ehrlich gesagt nicht so recht vorstellen, wie das alles in der Handhabung funktioniert. MMC bietet eine unheimliche Erleichterung im Tagesgeschäft, ohne dass wirklich alles zwangsläufig über meinen Tisch gehen muss. Ich kriege heute die Meldung, dass der Lieferant die Ware zu spät oder gar nicht liefert und kann reagieren. Die Info war vorher gar nicht ersichtlich.

Auch durch die Schnittstelle zu meinem Primärsystem, mit dem ich Angebote und Rechnungen schreibe, sind alle Daten im MMC und kann somit schalten und walten. Ich kann mir mit MMC Reporte und Statistiken anzeigen lassen, die ich brauche und habe auch hier wieder einen guten Überblick über mein Geschäft.

Ein weiterer wichtiger Vorteil für mich ist bei MMC die Betreuung. Ich möchte mich stets weiterentwickeln und so auch natürlich den Betrieb. So möchte ich nicht einfach eine Software kaufen und dann „fährt“ man halt die nächsten Jahre, wie beispielsweise mit einem Auto, wir sind ja in einem stetigen Wandel. Und ich gehe davon aus, dass sich auch MMC immer weiterentwickelt – und da möchte ich einfach gerne dabei sein.

30 Jahre Erfahrung in diesem Betrieb bedeutet auch eine gewisse Betriebsblindheit, und ein solcher Impuls durch eine Software öffnet einem dann wieder die Augen für neue Bereiche, sodass sich der Betrieb zukunftsorientiert weiterentwickeln kann. Denkt man da auch an später, man gibt den Betrieb ja im besten Fall weiter. Durch diese tolle Transparenz, die MMC schafft, ist die spätere Übernahme an den Nachfolger auch schon gleich geregelt.

Welche Auswirkung bringt Ihnen MMC in Bezug auf Ihr Zeitmanagement?

Herr Prätzas: Das Programm ist einfach in der Handhabung. Natürlich bedarf es eine gewisse Eingewöhnungszeit, aber das haben wir gut hinbekommen. Dadurch, dass wir andere Abläufe gewohnt waren, haben wir uns zu Beginn etwas schwergetan. Das lag aber definitiv an uns, denn nach wirklich kurzer Zeit mit MMC im Betrieb lief es dann endlich komplett rund.

Durch die betriebliche Transparenz arbeiten wir insgesamt schneller und es kostet uns vor allem weniger Nerven als zuvor. Es hat zwar vorher auch funktioniert, aber eben wesentlich länger. Da habe ich den Auftrag nicht gefunden, war auf der Suche nach Lieferscheinen etc. Heute ist das alles kein Problem mehr, da ist jede Information sowie jedes Dokument gleich abrufbar.

Welche Vorteile haben Ihre Mitarbeiter durch die Nutzung von MMC?

Herr Prätzas: Mit MMC haben alle hier einen gutlaufenden Informationsfluss. Es entlastet ja nicht nur mich als Geschäftsführer, auch die anderen Mitarbeiter haben den Überblick über das Geschehen. Die Aufgaben, wie beispielsweise das Kontrollieren und Einbuchen der Lieferscheine sowie das Einscannen der Dokumente hat vorher einfach wahnsinnig viel Zeit und Mühe gekostet, da war man teilweise den ganzen Tag beschäftigt und dann hatte man ja nicht gleich alle Informationen so übersichtlich zur Hand wie jetzt. Heute ist das ein automatischer Prozess, dadurch läuft der Betrieb rund und flüssig.

Und sollte man dann doch eine Frage haben oder sich mit etwas schwertun, dann ruft man eben beim Support an, die helfen einem weiter.

Momentan arbeiten alle Büromitarbeiter mit dem MMC, in der Werkstatt leider noch nicht. Das ist ein Ziel, welches ich mir gesetzt habe: Ich möchte, dass bis Ende 2019 die Software von Zink auch in der Werkstatt zum Einsatz kommt, sodass es auch einfach dort komplett rund läuft. Jetzt haben wir hier erstmal das Büro nahezu dort, wo ich es haben wollte, der nächste Schritt ist aus meiner Sicht einfach noch der fehlende Bereich Werkstatt.

Ich sehe ganz klar das Potential von MMC, vor allem auch durch Herrn Zink selbst. Er ist für mich nicht nur ein Programmierer und Unternehmer, der selbst aus der Branche kommt, er hat die Probleme erkannt. Es sind genau die Probleme, die ich in meinem handwerklichen Betrieb hatte, die er mit diesem EDV-Programm umgesetzt und dadurch gelöst hat. Eben, er kommt aus diesem Bereich und er kennt somit die Bereiche im Handwerk, die es zu bewältigen gilt. Das ist auch der Grund, warum ich mich schlussendlich für MMC entschieden habe. Herr Zink hat es mit seiner Lösung wirklich toll hinbekommen. Bedenkt man, wie viel wir vorher investiert hatten. Das wirft man ja nicht einfach so weg, wenn man sich nicht zu 100% sicher ist, welchen Mehrwert das neue Programm wirklich bringt. Durch MMC haben wir bis dato nur Verbesserung erfahren.

Was würden Sie einem Interessenten bzw. Neukunden über MMC sagen?

Herr Prätzas: Das ist eine gute Frage. Von einem anderen Programm zu MMC und man sieht sehr schnell, wo man eigentlich hingehört. Wenn du schnell, mit einfachen Mitteln, vorwärtskommen willst – dann bist du bei MMC sehr gut aufgehoben. Es funktioniert eben sehr rund, sehr schnell und dadurch läuft es so gut bei uns. Es herrscht nun mal im Betrieb ein großer Datenfluss, den es zu bewältigen gilt. Hier hat man einfach und vor allem zügig alles im Blick und kann dementsprechend reagieren. Wie schon gesagt, hätte ich nicht vorher schon den Vertrag unterschrieben, hätte ich mich definitiv noch früher für MMC entschieden.

Herr Prätzas, haben Sie vielen Dank für das tolle, spannende Gespräch
und vor allem für das Vertrauen, dass Sie der Zink GmbH entgegenbringen.